De meest voor de handliggende persoon die instaat voor de organisatie zijn de beste vriend(inn)en. Maar hoe organiseer je nu een goede vrijgezellen? Wij hebben voor jullie een checklist om een vrijgezellenfeest te organiseren dat tot in de puntjes in orde is!
Het gesprek
De eerste grote stap is om een gesprek te hebben met de bride to be. Vraag haar wat er op haar lijstje staat van must-haves en off-limits, maar ook wanneer ze juist tijd heeft en of ze een bepaalde voorkeur heeft van de regio/land.
Uiteindelijk gaan jullie samen met haar door de mogelijke gastenlijst en proberen jullie tot een eindbeslissing te komen over wie er allemaal uitgenodigd zal worden op het feest. Pak dit voorzichtig aan want sommige bruiden willen graag dat hun familie hier aanwezig is, terwijl andere liever hun familie niet zien verschijnen.
Budget opstellen
Willen jullie veel of weinig uitgeven? Belangrijk om bij de keuze van de vrijgezellenactiviteit na te denken over het kostenplaatje.
Een van de eenvoudigste manieren om met de financiën om te gaan is om alle gasten te vragen de ‘verantwoordelijke’ vooraf te betalen voor alle activiteiten zoals bv. hotel, maaltijden, vervoer, activiteiten, eventuele leuke versieringen, enzovoort. Dit vermijdt de ongemakkelijke "Hey, je hebt me nog niet betaald" berichten na de vrijgezellen. Als er na het evenement geld over is, geef het dan terug aan de gasten. Tip: als je besluit deze weg in te slaan, wees dan duidelijk over wat wel en wat niet gedekt wordt.
Coördinatie
Als jullie eenmaal een locatie hebben gevonden voor het feest, kan de verdere planning beginnen. Hoewel het handig kan zijn om de planning te delen met de andere vriend(inn)en, kan plannen met een groep tot een totale nachtmerrie leiden. Het is belangrijk om slechts 1, maximum 2 personen aan te stellen die in zullen staan voor de volledige coördinatie. Tenzij je echt wilde activiteiten gaat plannen waar een van de aanwezigen gek van wordt bv. bungeejumpen.
In deze fase gaan jullie ook alle hotspots boeken, alle leveranciers bellen, kosten noteren enz. Maak ook een gedetailleerde planning zodanig dat alles vlot kan verlopen.
Het versturen van de uitnodiging valt hier ook onder. Ontwerp een leuke originele uitnodiging. Deze kunnen jullie dan naar iedereen versturen van de lijst. Vergeet zeker niet de locatie, datum en eventueel al de dresscode (als die gekend is) te vermelden op deze uitnodiging.
Leuke extra’s
Overweeg om een leuk aandenken te bestellen aan het weekend/dag of vakantie. Zo hebben jullie altijd een aandenken aan de vrijgezellen en zal die niet snel vergeten worden.
Maak een lijst van alles wat jullie nodig hebben om het feest perfect te maken. Gekke of schattige vrijgezellenfeestdecoraties, eetbenodigdheden, gepersonaliseerde T-shirts of truien enz. Tip: meer is niet per se meer, probeer niet te overdrijven.
Vraag hulp aan bruidsmeisjes tijdens dit deel van het plannen van het vrijgezellenfeest. Gaan jullie op citytrip, weekend of vakantie? Zoek dan ook eens uit of het gemakkelijker is om alles rechtstreeks te laten leveren op de bestemming of eerder bij jullie thuis.
Alles controleren
Naarmate het tijd wordt om te feesten, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle details in orde zijn. In deze fase wordt er veel tijd gespendeerd aan het controleren van al het fundamentele werk dat jullie hebben verricht. Zijn jullie al tot deze fase geraakt? Proficiat, want het is een hele boterham om een vrijgezellenfeest te organiseren!
Bereid jullie voor
Nu is het tijd om jullie mentaal en fysiek voor te bereiden op de festiviteiten die voor jullie liggen. Als jullie van plan zijn om een citytrip te maken, zorg er dan voor dat jullie valiezen gepakt zijn met de nodige zaken én dat haar valies gepakt wordt (als het een verrassing is). Gaan jullie eerder kiezen voor een wellness activiteit? Zorg er dan voor dat jullie de nodige zaken meenemen. Eerder een avontuurlijke activiteit zoals een lange wandeling? Zorg er dan voor dat de wandelschoenen klaarstaan.
Graag wat originele vrijgezellenactiviteiten nodig? Laat een comment achter en wie weet zie je een blog met tips binnenkort verschijnen.
Lots of love
Anne-Sophie
Stagiaire bij Wondrous Weddings & Events