Een gastenlijst samenstellen is vaak een van de moeilijkere opdrachten bij het plannen van een huwelijk. Wanneer je deze dan moet inkrimpen omdat je een kleinere bruiloft moet organiseren dan oorspronkelijk gepland, vraagt dit vaak heel wat kopzorgen. Of moet je het aantal gasten inkrimpen doordat je niet veel budget meer overhebt? Met deze 5 stappen lukt het jullie!
Stap 1: Aantal bepalen
Voordat je andere zaken gaat doen, is het belangrijk om het aantal te bepalen van het aantal gasten. Denk nog niet na over wie je wel of niet kan uitnodigen, maar plaats er een getal op. Bespreek dit met je partner of weddingplanner omdat het misschien geen makkelijke beslissing is. Ook kan je best in dit hele proces rekening houden met je budget.
Stap 2: Vrienden en familie
Vrienden en familie zijn dé personen die je wil op jullie trouwfeest. Belangrijk is om hieruit de familie en vrienden te selecteren die het kortste bij jullie staan en die jullie dus ook vaak horen of zien.
Stap 3: Andere genodigden
Als je stap 2 hebt afgerond, kijk je hoeveel plaatsen er nog over zijn. Is er niet veel plaats meer over, maar hadden jullie een grotere gastenlijst voorzien? Sommige van de gasten die je makkelijker kan verwijderen uit de lijst zijn collega’s, kennissen, buren of vrienden/familie die je al een tijdje niet meer hebt gehoord of gezien. Als jullie ouders mensen hadden toegevoegd aan de oorspronkelijke gastenlijst, zijn ze misschien bereid om ook enkele van deze namen te schrappen.
Stap 4: Uitnodigen
Je hebt nu een eerste lijst gemaakt. Nu is het belangrijk om deze mensen te contacteren. Vooraleer je een uitnodiging of change the date maakt. Contacteer deze even persoonlijk of telefonisch met de vraag of zij beschikbaar zijn op de nieuwe data. Zijn ze niet beschikbaar op de nieuwe data dan kan je misschien nog iemand uitnodigen van je oorspronkelijke lijst. Wel belangrijk is om ervoor te zorgen dat zeker de meerderheid van je vrienden en familie die het kortste bij jullie staan, kunnen op de nieuwe datum of op de huidige (als die hetzelfde blijft).
Stap 5: Andere gasten
Wat nu met de gasten die je misschien al had uitgenodigd? Als je reeds uitnodigingen had verstuurd en je later pas beslist om de groep in te krimpen, neem je best zo snel mogelijk met deze personen contact op. Doe dit door hen op te bellen of te videobellen, maar doe het zeker en vast niet via sms, dit is onpersoonlijk en komt niet altijd goed over. Leg hen vervolgens de situatie uit en ook waarom ze niet aanwezig kunnen zijn. Ik ben er zeker van dat ze dit niet erg gaan vinden als je dit openlijk en eerlijk naar hen communiceert.
Stel je hebt nog geen uitnodigingen verstuurd, maar misschien al wel aan sommigen laten vallen dat je ze wil uitnodigen. Bel of videobel hen dan ook op.
Tip: je kan misschien het trouwfeest laten streamen zodanig dat ze er toch nog kunnen bij zijn. Je moet wel weten dat er hier vaak een extra kost aan hangt.
Het is zeker een moeilijk moment in de planning van jullie bruiloft om jullie lijst met bruiloftsgasten in te krimpen vanwege een externe factor of budget. Maar probeer je er zeker niet slecht door te voelen. Het wordt nog steeds een fantastische dag!
Lots of love
Wondrous Weddings & Events