Bron: Pexels
Een succesvol event organiseren vraagt veel tijd, planning en coördinatie. Of het nu gaat om een huwelijk, bedrijfsevent of privé event, er zijn vele details die moeten worden gepland en uitgevoerd om een goede en vlekkeloze ervaring te creëren. Een van de meest waardevolle en belangrijke tools die je hierbij kunnen helpen is het draaiboek.
Wat is een draaiboek?
Het is een heel gedetailleerd document dat de chronologische volgorde van de gebeurtenissen en taken oplijst die tijdens het event moeten plaatsvinden. Het draaiboek wordt ook gebruikt als een leidraad voor het gehele team dat betrokken is bij het event. Denk maar aan organisatoren, leveranciers, medewerkers, ... Wij gebruiken dit ook voor de dagen voordien, alles wat te maken heeft met de dag van het event komt in dit draaiboek, dus ook de opbouw en de afbouw.
Waarom is het nu zo belangrijk?
Je hebt een duidelijke structuur en overzicht. Het helpt bij het organiseren van alle taken en activiteiten, zo vergeet je zeker niets!
Je doet ook aan timemanagement. Dit is heel belangrijk in de evenementen wereld. Door alle taken een tijdslot te geven ga je efficiënt om met de tijd. Het zorgt er ook voor dat je een duidelijk beeld hebt van wat er moet gebeuren en wanneer.
Nadat er een draaiboek is gemaakt, wordt deze naar alle belanghebbende gestuurd voor het evenement. Zo weet iedereen wat zijn of haar taak is, wat er allemaal moet gebeuren, hoe laat men aanwezig dient te zijn, wie men kan contacteren, .... Dit zorgt voor een duidelijke communicatie tussen alle belanghebbende. Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie en begrijpt wat er van hen verwacht wordt.
Wat is er relevant in een draaiboek?
1. Tijdsschema, een gedetailleerde chronologische volgorde van alle gebeurtenissen en taken. Je geeft meestal een begin- en een eindtijd.
2. Contactinformatie, alle namen en contactgegevens van alle belangrijke personen en leveranciers die betrokken zijn bij het event komen in het draaiboek te staan.
3. Locatiegegevens, een adres van delegatie is altijd handig, zo heeft iedereen meteen het adres.
4. Taken en verantwoordelijkheden, zet erin wat er moet gebeuren en wie ervoor verantwoordelijk is.
Houd in het algemeen een aparte lijst bij voor alle contactgegevens van alle leveranciers, medewerkers, ... Ga vervolgens aan de slag met het draaiboek: tijdsschema, taken en verantwoordelijkheden & contactinformatie van de verantwoordelijke.
We kunnen wel zeggen dat een draaiboek een essentieel tool is bij het organiseren van een event. Het biedt structuur, overzicht en efficiëntie voor het hele team. Met een draaiboek kan je ervoor zorgen dat jouw evenement soepel verloopt.
Voor als je zelf een event organiseert, vergeet dan zeker niet jouw gedetailleerd draaiboek op te stellen, het is jouw sleutel tot succes!
Veel liefs
Stefanie & Anaïs
Graag een kennismakingsgesprek in plannen met ons? Dat kan zeker en vast! Kies een datum en tijdstip dat voor jullie past via de volgende link.